Pourquoi faire appel à un chef de projet événementiel freelance ?

Cette question vous a sûrement traversé l’esprit ?

Pourquoi et qui doit faire appel à un chef de projet événementiel freelance ?

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Qu’est ce qu’un chef de projet événementiel freelance ?

Un chef de projet événementiel coordonne la conception et la logistique d'un événement au sein d'une entreprise ou en tant qu'indépendant. En fonction des besoins de son client, le chef de projet événementiel freelance imaginera de nouveaux concepts d’événements, gérera l’organisation logistique en amont et / ou sera en soutien le jour J. Il est l’interlocuteur principal entre les prestataires et le client et s'assure que les besoins et les demandes du client sont respectées et réalisées par les prestataires.

Dans la grande majorité des cas, on fait appel à un freelance pour réaliser une mission ponctuelle. Ce dernier fait donc preuve de réactivité, de disponibilité et d'adaptabilité pour répondre aux besoins de son client. L'indépendance et la mobilité sont également les avantages de ce métier qui permet d'accompagner des clients aux 4 coins de la France. Aujourd’hui (et le phénomène s’est accentué avec la crise sanitaire) l’organisation d’un événement nécessite peu de moyens matériel : un téléphone, un ordinateur et une connexion internet. Il est tout de même indispensable de rencontrer réellement (et non pas que virtuellement) son client avant l'événement. Je déconseille très souvent de travailler avec des freelances ou des agences qui ne souhaitent pas se déplacer avant l’événement pour faire un repérage des lieux. Le repérage est indispensable, il permet de se rendre compte des dimensions du lieu, de prendre des mesures, de vérifier les détails techniques et d'appréhender l’environnement sonore et visuel du lieu.

En fonction de son statut et de son fonctionnement le freelance pourra vous proposer la seule facturation de son savoir-faire. Cela présente deux avantages : vous savez dès l’établissement du devis le coût de sa prestation et vous payez les prestataires en direct sans marge ni surcoût.

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Quand faire appel à un chef de projet événementiel freelance ?

Les entreprises font appel à un chef de projet événementiel freelance car elles :

- Manquent de temps pour organiser et coordonner l’événement en amont,

- N’ont pas les capacités en interne,

- Souhaitent organiser un événement de qualité,

- Sont en manque d’inspiration,

- Souhaitent de l'aide le jour de l'événement,

L’intérêt pour l’entreprise (le client) est de déléguer cette tâche à un prestataire externe (le freelance) dont c’est le métier avec l’assurance d’avoir un événement de qualité. Organiser un événement, au même titre que gérer les réseaux sociaux d'une entreprise, sont des métiers à part entière qui nécessitent des années d’expériences pour être maitrisés. Tout le monde peut organiser une soirée d'entreprise ou un séminaire mais avec un niveau de prestations et de détails moins élevés qu'un professionnel de l'événementiel. Tous les détails sont réfléchis et des scénarios différents sont imaginés pour palier à toutes les éventualités.

Par exemple avez-vous pensé à réimprimer des badges pour le deuxième jour de votre convention ? Non ...? Alors que la moitié des personnes l’auront jeté, égaré ou laissé à l’hôtel. Vous proposez un paiement par carte bleue mais avez-vous vérifié que le réseau internet était assez performant ? Autant de détails qui feront de vos événements, de véritables réussites !

Certaines entreprises font également appel à un chef de projet événementiel freelance pour gérer seulement la coordination le jour de l’événement. Cela permet à l'équipe organisatrice de se décharger de certaines obligations et de profiter de l'événement auprès des autres collaborateurs.

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Qui peut faire appel à un chef de projet événementiel freelance ?

Ma réponse est simple : tout le monde !

Un chargé de communication qui souhaite déléguer l’organisation logistique d’un événement, un chargé des ressources humaines ou un manager qui souhaite organiser un team building pour souder ses équipes, un chargé de mission pour une collectivité qui dispose d’un budget pour animer son territoire ou encore une agence événementielle qui souhaite sous-traiter un dossier.

On peut donc tous être amenés à proposer un événement pour notre entreprise.

Constance ✨